PCネットワークサポートブログ

08番も話題にしてるChatGPTの話題が出るたびに、「……りんなは？」と先代（？）AIが気になる10番です。
皆様たまにはりんなのことも思い出して……あ、元気にやってるっぽいわアレ。

さて、外に出るのも億劫になっていた季節も進み、ずいぶんと暖かくなってきました。
ですが、時間が進むとそれに伴う悩みも出てくるというものです。そう、花粉……ではなく、値上げです。

言うまでもなく皆様体感済みかと思いますが、どんどん物価が上がってきています。原因は燃料費に伴うもの、それから相変わらずのモノ（半導体）不足等です。
今後さらなる値上げもあるとか、戦々恐々です。

モノ不足と言えば、原材料が足りずに生産が追いつかず、生産停止や値上げに踏み切った商品も多数存在します。
代表的なものは、そう、サバ缶ですね！
生産が追いつかずに消費者に行き渡らない、いわゆる供給と需要のバランスが崩れた状態ですね。サバ缶……。
需要に対する大幅な供給の不足。どこかで聞いたことあるな。
あ、ランクルとか新型プリウスだわ。（新型プリウス凄いみたいですね。知り合いの車屋さんに聞くと、2年半待ちとからしいですよ）
サバ缶はトヨタに並んだ……？！

さて、馬鹿なことを言っていないで、今回の話題です。

冒頭にも言いました物価上昇は、コピー用紙等の消耗品にも押し寄せてきています。むしろこのような消耗品の方が、消費量が多い分経理にボディブローのように効いてくることでしょう。
このボディブローを少しでも回避する策として、電子化と言う方法があります。

社内での書類、または取引先やお客様とのやり取りをすべて電子化してしまえば、単純に紙の消費量を減らし、その分経費削減にもなります。
例えば社内で回す書類（会議資料や稟議書、承認が必要な見積等）も電子印鑑とソフトウェアを利用して完全に電子化できますし、例えば高額な契約書が多い建設業の方などは、契約書自体を電子化してしまうことで、印紙が必要なくなるなんてメリットもあります。

また、見えない利益として、例えば社外にいる人にも電子文書ならデータで送信できるので、その分決済が早くなったり、机の上の書類に紛れて決済が遅れるようなことがなくなったりします。これにより時間的コストの削減に繋がり、結果的に人件費の削減に貢献します。

当然、イニシャルコスト（初期投資）は多少必要ですが、今後の出費を考えたら、一考の価値はあると思います。
主にSDGsや利便性の観点から勧められてきた電子化ですが、経費削減と言う観点で見直してみるのも良いかと思います。

気になる処理の流れとしては、おおまかに次のようになります。今回は上司の決済が必要な見積書という例でいきます。

1. Aさんが見積書を作成
2. Aさんが作成した見積書を上司であるBさんへ転送
3. BさんのPC上で書類が来たことがポップアップでお知らせ。Bさんは書類を確認、承認印を電子印で押印
4. Bさんが処理した書類をAさんへ転送
5. AさんのPC上で書類が来たことがポップアップでお知らせ。Aさんはその後の処理をする

このように、印刷・承認した紙を机まで持っていく作業が、PC上での転送に置き換わっただけです。
自分宛ての書類が来たことはポップアップで知らせてくれますし、このときにコメントを入れることもできるので、例えば差し戻したときの理由等を付け加えれば、その後の処理もスムーズになります。
やってみるとすぐに慣れると思います。

もちろんベンハウスでは電子化のお手伝い、仕組みのご提案もできますので、お気軽にご相談ください。

まさかいらすとやさんに収入印紙のイラストがあるとは思わなかった。