PCネットワークサポートブログ

昨今ペーパーレスのためのデータ化が進んできていますね。

中でもFAXの電子化は一番取り組み易い電子化かと思います。

しかし電子化をしてPCから確認をするにしても「届いていたことに気づかない」や「パッと見て内容が分からない」と言ったお声もお聞きします。

そんな時にオススメなのが複合機オプションの「せいとんファクス」とPCソフトで文書管理・編集ソフトの「image WARE Desktop」です。

キヤノン複合機の標準の電子化は名前が年月日の数字の羅列によるPDFの保存になります。

（例：2023/08/09 10時18分15秒 に届いたFAX　→　20230809101815.pdf）

ですがせいとんファクスは届いたFAXを自動で名前を変更して電子化してくれます。

弊社でも導入していますが、弊社では「受信日時-登録名称-ファクス番号」と言ったように設定しています。

名前の付け方は順番を入れ替えることも出来ますし、削る事も可能になります。

また特定のフォルダ内へデータ化する際にフォルダを自動作成してフォルダ分けもできますので、

取引先ごとにフォルダを分けたり、日ごとにフォルダを作成していくこともできます。

これだけでも電子化のハードルは下がるかと思いますが、同時に「image WARE Desktop」をご使用頂く事でさらに使いやすくなります。

例えば設定したフォルダにデータが追加されたことをPCの画面にポップアップで知らせる機能を使うとFAXが届いてフォルダに追加されるとそれを知らせてくれるので見落とし防止にも繋がりますし、PDFの編集機能やプリントアウトをせずに複合機へ直接FAX送信させる機能も持っているので、仮に届いたFAXにスタンプや一言を加えて返信なども印刷せずに行えるので一歩も席を立たずFAXの処理業務が行えます。

その他にもよく使うフォルダの一元管理や様々な編集機能なども備えていますので、こちら単体でも十分オススメできます。

今までしたかったけど難しそう… や やってみたけど導入を辞めた。など電子化の導入はしたいが引っかかる部分をお持ちの企業様のご参考になればと思いますので、是非ご検討下さい。