PCネットワークサポートブログ

つい3日ほど前の大雨の日に自宅で雨漏りが見つかって、来週の台風が怖くてたまらない21です。

先日お客様と話しているとちょっと気になる話題になりました。

「最近の若いもんは、メールの使い方知らんっていう子がおるんやで」

詳しく話を聞いてみると、最近の入ってきた若い人は子はメールの使い方をよく知らないというのです。

ちょっと気になったのでどういうことかと調べてみるとネットでも色々と同じようなことが書き込まれていました。

どうやらこれは特に10代ぐらいの若い世代に多いらしく、コミュニケーションツールとして「LINE」や「Instagram」などのSNSが発達した結果、今の中高生は友達や家族とのやり取りにSNSばかりを使うため、大学に入ってレポートを提出するときに初めてメールの使い方を聞いたという子も増えているそうです。

そのため企業の求人で新卒を募集すると、メール自体をほとんど送ったことがない人が応募してくることがあるので、最近の新入社員研修ではメールのルールやマナーなどビジネスメールの書き方を教える会社も増えてきているとのこと。

すでに50代に突入した私は大学時代にインターネットが普及し始めた世代なので、社会人になってからメールの使い方を覚えましたが、令和の時代になって様々な技術が進んだ結果、逆に同じようなことになっているとは夢にも思いませんでした。

あなたの会社の新入社員は大丈夫ですか？一度確認してみる必要があるかもしれませんよ？

いつもお世話になっております。

五月も後半に入り、山の緑が鮮やかになってきましたね。
ハイキングや登山が気持ちいい季節ですが……今年は少し事情が違うようです。

さて本日の話題はこちら。

「熊、出ました。新宮町で。」

そして、もう一つ。

「AIにすべて任せていたら、大事なファイルが消えるかもしれません。」

どちらも笑えない話ですが、最後までどうぞお付き合いください。

まさか新宮で熊が出るとは……知人の実録レポート

少し前のこと、知り合いから連絡が来ました。

「山の中で熊を見た」

……いや、えっ？

聞けば、兵庫県新宮町の山中でリアルに熊と遭遇したとのこと。目撃者の証言によると体長はおおよそ1m程度。幸い距離があったため事なきを得たそうですが、「いや待て、新宮やぞ？」と思わずスマホを二度見しました。
熊の目撃情報といえば、私のイメージでは同じ兵庫県内でも佐用町や宍粟市あたりの話。「あっちは山深いし、まあそういうこともあるよな」くらいに聞き流していたのが正直なところです。

しかし翌朝、今度は周辺に住む別の方からも「うちの近所で熊を見た」という話が出てきました。2件の目撃が異なる人物・異なる日時に発生していることから、1頭以上の熊が新宮町周辺に定着している可能性があります。「なんとなく大丈夫やろ」は、もう通用しないかもしれません。

熊と遭遇しないための基本的な対策

念のため、山歩きや山際での作業をされる方へ基本的な確認事項をまとめておきます。

熊鈴・ラジオ：音で存在を知らせ、不意の遭遇を防ぐ
複数人での行動：単独での入山はできるだけ避ける
早朝・夕方の注意：熊の活動が活発になりやすい時間帯
ゴミ・食べ物の管理：においで引き寄せないよう密閉保管
地元の情報を確認：市町村や猟友会の目撃情報をチェック

「佐用ならまだしも」という感覚、そろそろ捨てたほうがよさそうです。

AIがファイルを操作できる時代になった。でも、ちゃんと見てますか？

少し毛色の違う話をします。

最近、「ファイル操作型AI」が急速に増えてきました。ファイル操作型AIとは、ユーザーの指示に基づいてローカルPC上のファイルの作成・編集・削除・移動を自動実行できるAIのことです。このブログを書いているCowork上のClaudeもその一つで、会話するだけでなく、パソコンの中のWordファイルやExcelファイルを直接編集したり、フォルダを整理したりといったことができます。

便利です。本当に便利なんですが……。

正直に言います。「丸ごと任せる」は危ないです。

AIはあなたの言葉通りに動きます。良くも悪くも。
AIは指示された内容をそのまま実行しようとします。「このフォルダのファイルを整理して」と頼めば、整理します。「古いファイルは削除していい」と伝えれば、削除します。

怖いのは、AIが「古い」「不要」をどう判断したか、あなたには見えていないことです。気づいたら「あのファイルどこいった？」ということが、普通に起こりえます。

「重複ファイルを削除して」と指示した結果、AIが"重複"と判断した基準がユーザーの認識とズレており、必要なファイルが削除された
「フォルダ名を整理して」と指示した結果、参照先のパスが変わって別ソフトが起動しなくなった
「古いバージョンをまとめて」と指示した結果、まだ使用予定だった旧版ファイルが削除された

上記3例はいずれも「AIが悪い」というより、実行内容を確認せずに丸投げしたことが原因です。熊のいる山に無音で分け入るのと、構造としては同じですね。

ファイル操作をAIに任せるときの3つの心がけ

① 実行前に「何をするつもりか」を確認する
「やっておいて」ではなく、「まず何をするか教えて」と一言添えるだけで、予期せぬ動作をかなり防げます。

② バックアップを先に取る
どんなに優秀なAIでも、消えたファイルは戻しません。OneDriveやUSBドライブへのバックアップを済ませてから作業させましょう。

③ 完了後に「何をしたか」を確認する
「なんか上手くいったっぽい」で終わらせないことが大切です。AIが実際に何を動かしたか、一度ざっと確認する習慣をつけておくと安心です。

まとめ：想定外は、いつも突然やってくる

テーマ　教訓
新宮町の熊目撃　「近所には出ない」という思い込みを捨て、山際では基本対策を
AIのファイル操作　便利さに任せきりにせず、バックアップと動作確認を習慣に

熊の目撃事例も、AIによるファイル操作のリスクも、共通しているのは「まさか自分には関係ないやろ」という油断から始まっているという点です。備えるのは、何かあってからでは遅いんですよね。
AIの活用が進むにつれ、「うちの会社のデータ、ちゃんと守れてるかな？」と不安になる場面も増えてくるかと思います。バックアップ体制やAIツールの使い方についてお悩みがあれば、ぜひ一度ベンハウスへご相談ください。熊よりは怖くない話で、お待ちしています。

皆様こんにちは。

まだまだAIで出来ることはたくさんありますので、ぜひこれを機にＡＩを活用していきたい方がいらっしゃいましたらご相談いただければと思います。

最近、あるお客様のところで「大変なことになったから、大至急見積もりをちょうだい！」と、かなり慌てた様子でご相談をいただきました。
お使いの機械を確認すると、長年大切に使われてきたデジタル印刷機です。

本体はきれいに手入れされていて、今日も問題なく動いていたのですが、トラブルの原因は機械の故障ではありませんでした。
なんと、いつも頼んでいるインクやマスターといった「消耗品がもうメーカー供給終了で手に入らない」と言われてしまったそうなのです。　

これ、実は機械の部品がなくなること以上に深刻な事態です。
部品の供給終了であれば「壊れるまではだましだまし使う」という猶予がありますが、消耗品が底をついてしまえば、どんなに機械が元気でもその瞬間に動かせなくなってしまいます。　

こうした印刷機や複合機の供給終了のアナウンスは、実はかなり前からひっそりと出されていることが多いのですが、実際に自分の手元のストックがなくなる直前まで気づきにくいものです。
「まだ動くから大丈夫」と思っていても、消耗品の終わりはある日突然やってきます。

もし、オフィスで長年使っている機械があって、「うちのインクや消耗品はまだ大丈夫かな？」と少しでも不安になったら、すぐにお調べしますのでお気軽にお声がけください。
ストックが切れてから慌てることのないよう、業務が止まる前の早めの確認と、余裕を持ったご準備をおすすめいたします。

 「毎日メールの返信だけで午前中が終わってしまう……」 「お断りのメール、文章を考えるだけで気が重い……」

そんな悩み、ありませんか？ ビジネスの基本とはいえ、メールの読み書きって意外とエネルギーを使いますよね。

そこでおすすめなのが、「メール返信をAIにおまかせする」という方法です。 今回は、AIを賢く使って日々の仕事を一瞬で終わらせるコツを、サクッと解説します！

 なんでAIに任せるとラクなの？

現在のAI（ChatGPTやGeminiなど）は、ビジネス文章を作るのがめちゃくちゃ得意です。 具体的には、こんな使い方ができます。

• ひと言指示するだけでOK 「来週の火曜日に変更して、って丁寧にお願いして」と打ち込むだけで、完璧な敬語の返信文を作ってくれます。

• 返信の選択肢をくれる 届いたメールを読み込ませて、「『承諾』『辞退』『保留』の3パターンで返信を作って」と頼むことも可能です。

• 普段使っているメールに機能がついていることも 最近はGmailやOutlookにもAIアシスタントが組み込まれ始めているので、新しいツールをわざわざ入れなくても使える環境が整ってきています。

 AIを使うメリット

1. とにかく時間が浮く！ ゼロから文章を考える時間がなくなるので、メール1通にかける時間が半分以下になります。

2. 気疲れしない！ お詫びや日程調整など、ちょっと気を遣う文面もAIがサラッと作ってくれるので、心理的な負担がガクッと減ります。

3. ミスが減る！ 「お世話になっております」などの定番フレーズや敬語の使い間違い、誤字脱字を防げます。

 ここだけは注意！上手な付き合い方

便利すぎるAIですが、「100%完全丸投げ」はNGです。

• 最後に必ず「人間の目」でチェックする AIはたまに、ありもしない予定や間違った事実をそれっぽく書いてしまうことがあります（ハルシネーションと言います）。

• 会社のルールを確認する 機密情報や個人情報をそのまま入力していいツールかどうか、社内のセキュリティルールは事前に確認しておきましょう。

基本は「下書きはAIに作らせて、最後の確認と送信ボタンは人間が押す」。この役割分担が一番安全でスピーディーです。

最後に

メール返信をAIに任せるのは、決して手抜きではありません。 「無駄な時間を削って、もっと大事な仕事に集中するための工夫」です。

まずは、社内の簡単な連絡や、よくある日程調整の返信から試してみませんか？ 一度このラクさを覚えると、もう元には戻れなくなりますよ！

 dism 62.3％で止まる問題